Jak skutecznie zarządzać projektami?

  1. Przydatne definicje.
  2. Dekalog skutecznego zarządzania projektem.
  1. Przydatne definicje.

Projekt – stworzenie planu unikatowego, np. budowa domu, organizacja wesela, urodzin dziecka, itp.

Kamienie milowe – podsumowanie końcowego, ważnego wydarzenia, np. sala weselna została zarezerwowana.

Wykres Gatta – diagram, który obrazuje zadania uczestników projektu i czas jaki mają na ich wykonanie.

  1. Dekalog skutecznego zarządzania projektem.

Niektórzy wychodzą z założenia, że dobrze dobrany plan jest kluczem do sukcesu. Nic bardziej mylnego. Menedżer projektu odpowiednio musi dobrać zadania do kwalifikacji pracowników, sporządzić i uwzględnić plan awaryjny oraz zidentyfikować ryzyka, które mogą powstać na każdym etapie tworzenia projektu. Dlatego powstał w zarządzaniu dekalog skutecznego zarządzania projektem:

  1. Określenie efektu końcowego, jakiego sukcesu oczekuje od nas zlecający. Częste organizowanie spotkań, jasne przekazywanie określonych zadań z harmonogramu pozwalają na bezbłędne dążenie do wyczekiwanego efektu.
  2. Spersonalizowane projektu – określić jego funkcję, np. budżet, jakość czy personel.
  3. Zasoby wykorzystywane do realizacji projektu (rzeczowe, informacyjne, kapitałowe i ludzie) oraz czas jego rozpoczęcia i zakończenia. Bez względu na wybór zlecającego kryteria te powinny być spełnione i przystosowane jak najbardziej realistycznie.
  4. Negocjacje z klientem w zakresie zobowiązań, któremu pomimo obiekcji nie można nic obiecać. Ważne jest, aby w rozmowie używać mocnych argumentów, które będą korzystne dla wykonawcy. Głównym filarem argumentów będą poprzednie osiągnięcia.
  5. Zabierając się już do realizacji projektu należy bardzo dokładni go stworzyć i przeanalizować, co pozwoli uniknąć niespodziewanych zdarzeń pojawiających się w okresie późniejszym. To tzw. zarządzanie ryzykiem projektu, gdzie w porę można wyszukać zagrożenia, a w efekcie można go zmniejszyć lub całkowicie mu zapobiec.
  6. Szczegółowy podział zadań ułatwia wyszukanie, na bieżąco problemów, analizowanie ich i eliminowanie, ale także dzięki temu można bardziej szczegółowo śledzić postępy wykonywanych prac.
  7. Należy, nie zniechęcać się, jeżeli nowinki technologiczne, z których się korzysta, nie dały zamierzonego efektu.
  8. Konieczność opracowania planu B.
  9. Opracowanie wspólnego planowania arkuszy dla dużych zadań – pozwoli to na dokładne przydzielenie zadań i oszacowanie zasobów.
  10. Śledzenie postępów pracy, jeżeli menedżer nie zachowa w/w przykazań musi liczyć się z porażką.